ФЕДЕРАЦИЯ РЕСТОРАТОРОВ И ОТЕЛЬЕРОВ
+7 (495) 726-38-80
Обязательные реквизиты и требования, предъявляемые к чекам онлайн-касс.

8 августа 2017 05:43

В новых онлайн-чеках стало больше обязательных реквизитов, чем было в старых документах. Из-за этого компании стали попадаться в ловушки, которые могут привести к потере расходов. Даже если у компании есть первичка, налоговики все равно проверяют кассовые чеки на соответствие остальным документам.

Но не все реквизиты следует включать в кассовый чек.

Кассовый чек – это первичный учетный документ, который подтверждает расчет. Чеки формируйте в электронном виде или печатайте на ККТ в момент расчета с покупателем.

 

  • Реквизиты кассового чека.

Закон № 54-ФЗ от 22.05.2003 определяет, какие обязательные реквизиты должны быть в чеках онлайн-касс.

РЕКВИЗИТЫ КОММЕНТАРИИ
1 Наименование организации §  Наименование организации, выдавшей чек.
2 Адрес продажи Например, г. Москва, пр. Юрловский, вл. 8
3 Признак расчета §  В «Признаке расчета» может быть указано четыре значения:

ü  приход;

ü  возврат прихода;

ü  расход;

ü  возврат расхода.

4 Список товаров/услуг, их количество и стоимость §  Наименование товара – обязательный реквизит в новом чеке (ч. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Это название, которое позволяет отличить один товар от другого.

§  Название в чеке можно не писать только в одном случае — если покупатель внес аванс. Закон не предусматривает исключений для компаний и предпринимателей, которые продают товар как агенты.

§  Указывается цена за единицу и стоимость с учетом скидок и наценок.

5 Ставка НДС, сумма налога §  Ставка НДС и сумма налога указываются по каждой позиции в чеке.

§  Ставку НДС не указывают неплательщики налога или в случае, если товары, работы, услуги не облагаются налогом.

6 Способ оплаты §  Наличные/банковская карта
7 Стоимость со скидкой и НДС §  Указывается ИТОГ — общая сумма со скидкой и налогом.
8 Система налогообложения §  Указывается система налогообложения, которую применяет организация, выдавшая чек.
9 НДС §  Общая сумма НДС.
10 Данные о кассире/старшем кассире, смене §  Имя и фамилия кассира, номер смены.
11 ИНН §  ИНН организации, выдавшей чек.
12 Дата и время §  Дата и время операции.
13 Сайт проверки ФПД §  www.nalog.ru
14 Номер ККТ §  Номер кассы, выданный при регистрации.
15 Номер фискального накопителя §  Заводской (уникальный) номер фискального накопителя.
16 Номер фискального документа §  Порядковый номер записи фискального документа в фискальном накопителе.
17 ФПД §  Фискальный признак документа, сгенерированный фискальным накопителем.
18 ОФД §  Наименование оператора фискальных данных.
19 QR-код §  Код является дополнительной проверкой подлинности чека.

 

  • Требования к чеку онлайн-кассы для подтверждения расходов.
  • Компания вправе принять расходы, если ошибки в чеке не мешают идентифицировать продавца и товар. Но в онлайн-чеках часто встречаются ошибки в обязательных реквизитах: неверная система налогообложения, нет индекса.
  • Если ошибки в онлайн-чеке не мешают идентифицировать продавца, цену и количество товара, такой документ подтверждает расходы. Например, если в чеке нет индекса, то выяснить, кто именно продал товар, все равно можно: в чеке записаны адрес, название и ИНН организации. Ошибка в системе налогообложения тоже не влияет на учет расходов.
  • Покупатель вправе запросить у продавца электронный чек, если сообщит перед оплатой номер телефона или адрес электронной почты. Закон приравнивает электронный чек или распечатанный документ к чеку, который выбивает онлайн-касса (п. 4 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). По сути это дубликат оригинального чека. А если сотрудник компании покупает в интернет-магазине, он получит только электронный чек. Правда, официальной позиции Минфина и ФНС по этому вопросу пока нет.
  • Учитывайте, что чек онлайн-кассы — не первичка, поэтому налоговики могут снять расходы (письмо ФНС России от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@). Реквизитов в чеке много, но недостаточно, чтобы он стал первичкой. А именно не хватает подписи кассира.
  • Чтобы чек подтверждал расходы, его можно модифицировать в первичку. Сотрудник может попросить кассира, чтобы тот расписался в чеке. Тогда он станет первичкой.
  • Если кассир отказывается расписываться, для расходов безопаснее получить товарный чек. В нем должны быть те же позиции товаров, что и в кассовом.
  • Если работник принес только чек без подписи, можно не отказываться от расходов. Некоторые налоговики считают, что первичку заменяет авансовый отчет. Именно он вместе с чеком подтверждает расходы (письмо УФНС России по г. Москве от 19.07.2012 № 17–15/64647). Но так могут решить не все налоговики, поэтому не исключены споры.

 

  • Как проверить чек онлайн-кассы.

Все Ваши расходы должны быть подтверждены документами. Если документы оформлены неверно, расходы Вам не оплатят. Стоит обращать внимание на следующие условия:

УСЛОВИЕ КОММЕНТАРИИ
1 Если Вам выдали на кассе онлайн-чек. §  С 1 июля 2017 года на чеке нового образца должен стоять QR-код. Убедитесь, что в нем проставлены настоящие дата, время и место расчета.
2 Если Вам выдали чек старого образца. §  Некоторые продавцы не успели поменять кассовые аппараты. Поэтому Вам могут выдать чек старого образца, без QR-кода.

§  Такой чек тоже можно принять. Убедитесь, что в таком чеке стоят настоящие дата, время и место расчета.

3 Если Вы оплатили покупки картой. §  Вам выдадут кассовый чек и квитанцию электронного терминала (слип), если Вы оплатили покупку картой.

§  В бухгалтерию в этом случае передайте оба документа. Одним слипом подтвердить расходы нельзя.

4 Если Вам выдали бланк строгой отчетности (БСО). §  Вам могут выдать БСО, если Вы оплачиваете услуги, например, поездку на такси. Убедитесь, что в таком документе указаны:

ü  наименование, серия и номер документа;

ü  дата выдачи;

ü  наименование, адрес, организации, если услуги оказывает организация;

ü  Ф.И.О. предпринимателя, если услуги оказывает ИП;

ü  ИНН;

ü  стоимость услуги цифрами и прописью;

ü  Ф.И.О. и лица, которое оформило документ (водителя).

5 Если Вам выдали другой документ об оплате. §  Вместо чека или БСО продавцы на ЕНВД и патенте могут выдавать документ об оплате. В таком документе должны быть указаны:

ü  наименование документа;

ü  порядковый номер документа, дата его выдачи;

ü  наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);

ü  ИНН организации (предпринимателя);

ü  наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

ü  сумма оплаты;

ü  должность и Ф.И.О. лица, выдавшего документ, и его подпись.

 

  • ФНС разработала новое приложение для телефонов «Проверка кассового чека».

С помощью мобильного приложения можно:

  • покупателям получать электронные чеки и проверять их подлинность;
  • главбухам можно проверять, правильно ли настроена онлайн-касса.

Инструкция по скачиванию приложения:

ШАГИ КОММЕНТАРИИ
1 Скачайте мобильное приложение. §  В строке поиска в Play Маркет наберите «проверка кассового чека».

§  Нажмите на приложение и загрузите его. В меню телефона появится ярлык с надписью «Проверка чеков».

2 Создайте учетную запись. §  Откройте приложение. В приложении 6 вкладок:

ü  моя визитная карточка,

ü  проверить чек,

ü  мои чеки.

§  При первом открытии можно зарегистрироваться и создать учетную запись. Для этого нажмите на поле «Моя визитная карточка».

§  В поле «Как к Вам обращаться» запишите имя, фамилию, e-mail и номер телефона. На телефон придет sms с кодом.

§  Вбейте код в предложенном поле, чтобы завершить регистрацию.

§  Визитная карточка хранит в виде QR-кодов e-mail пользователя и номер мобильного. Перед оплатой покупатель может показать кассиру коды, чтобы не называть телефон или электронный адрес. Кассир считает QR-код, и ККТ вышлет на телефон или e-mail электронный чек.

3 Проверьте кассовый чек. §  В меню приложения выберите поле с лупой «Проверить чек». Внизу экрана приложение предложит 2 способа проверки: отсканировать QR-код либо ввести данные чека вручную.

ü  QR-код. Наведите камеру смартфона на QR-код чека. Этот код содержит в зашифрованном виде информацию о покупке. Камера отсканирует штрих код и перенесет данные из чека.

ü  Вручную. Если камера не срабатывает, нажмите на кнопку «Ввести вручную». Приложение откроет поля, в которых надо заполнить сведения из чека — дату, время, тип операции (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода), сумму покупки и фискальные данные.

§  Затем нажмите на кнопку «Проверить чек».

ü  Если с чеком все в порядке, на экране появится надпись «Отправленный чек корректен». Тогда перейдите к шагу 4.

ü  Если покупатель неверно ввел данные или поставщик нарушает правила, то приложение сообщит, что чек некорректный. Перейдите к шагу 5.

4 Получите электронный чек. §  Сразу же после проверки нажмите на кнопку «Получить чек».

§  Если Вы закрыли окно с результатом проверки, откройте вкладку «Мои чеки» и выберите чек, который хотите получить. Приложение покажет, как выглядит электронный чек, и сохранит его в памяти телефона.

5 Сообщите о нарушениях в ФНС. §  Если чек некорректный, можно обратиться в налоговую. Для этого нажмите на кнопку «Сообщить о нарушениях в ФНС».

§  На экране появится окно, в котором часть сведений из чека уже заполнены. Заполните оставшиеся пустые поля.

§  Затем нажмите на кнопку «Пожаловаться». ФНС проверит сведения о покупке и отправит ответ по электронной почте.

 

  • Часто возникающие вопросы по чекам онлайн-касс.
ВОПРОС ОТВЕТ
1 Кассир выдал чек на 700 рублей вместо 400 рублей. Как исправить ошибку? §  Все зависит от того, в какой момент Вы заметили ошибку:

ü  Если при покупателе, оформите по кассе «возврат прихода» и пробейте новый чек на верную сумму.

ü  Если кассир нашел ошибку в конце смены, сформируйте чек коррекции с признаком «приход» на 300 рублей (700 – 400). Чек коррекции можно пробить в любой день за предыдущее число.

2 При обмене одного товара на другой, как сделать возврат и пробить чеки?

 

§  Сначала отмените операцию. Для этого пробейте чек с признаком «возврат прихода» на сумму, которую покупатель заплатил за товар.

§  Как только клиент выберет новый товар, пробейте чек с признаком «приход». Порядок одинаковый, когда клиент возвращает товар в день покупки, через неделю или месяц.

 

3 Могут ли 2 кассира по очереди работать на одной кассе в одну смену? §  Да, могут. Для этого компания и оба кассира должны подписать договор о коллективной материальной ответственности (ст. 244, 245 ТК РФ).

§  По ККТ нужно определить секцию для каждого работника, чтобы касса правильно выбивала Ф. И. О. кассира в чеке – это обязательный реквизит.

4 Ассортимент заказа более 100 позиций, можно ли в чеке объединить наименование и количество товаров? §  Не объединяйте позиции. Наименование товара – это название, которое позволяет отличить один товар от другого. Например, разноцветные ручки или одинаковые ручки от разных производителей нельзя объединить в одну позицию.

§  Название в чеке можно не писать только в одном случае – если покупатель внес аванс.

5 Какой адрес выбивать в чеке, если ККТ зарегистрирована на один магазин, а торговля идет в другом? §  В чеке пробивайте адрес магазина, через который компания ведет торговлю.

§  Но для этого нужно перерегистрировать онлайн-кассу по новому адресу. Если перевезли аппарат в другой магазин, перерегистрируйте кассу. Иначе компанию оштрафуют на 10 тыс. рублей (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

 

6 Что отразить в чеке, если у покупателя нет электронной почты, телефона? §  Вбивайте в чек e-mail или номер телефона клиента, только если он намерен получить документ по электронке.

§  Для этого покупатель сам должен сообщить почту или номер кассиру.

§  Если данных нет, выбивайте бумажный чек.

§  Штраф в 10 тыс. рублей возможен, если компания выбила чек, но не отдала или не направила покупателю (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ).

Источник — ТПП РФ