HoReCa это живой и интересный бизнес. Но часто неэффективный.

HoReCa это живой и интересный бизнес. Но часто неэффективный.

Стратегия системы закупок СHUSER на 2021 год - сделать так, чтобы малый бизнес получил возможности сетевых проектов по управлению и контролю закупок, не имея при этом выделенного менеджера в штате

Организация и автоматизация бизнес-процессов ресторанного проекта всегда были одними из главных факторов прибыльности бизнеса. В кризис их роль в успехе только увеличилась. Но даже в области оптимизации отдельной большой темой являются закупки. На них тратится от 20 до 40% оборота любого предприятия общественного питания. «Больные места» этого процесса известны всем: завышенные цены, нарушения согласованных прайс-листов, сложности сравнения различных предложений, несвоевременное выявление отклонений, запаздывание и ошибки учета.

О возможностях реорганизации процесса закупок, сокращении издержек и росте прибыли мы поговорили с Иваном Шкариным - основателем и генеральным директором проекта CHUSER.

- Иван, Вы работаете в бизнесе рынка HoReCa уже много лет. Расскажите, как Вы начинали и какой профессиональный путь прошли за это время?

Как водится, в ресторанный бизнес я попал случайно. В 2008 году мы познакомились с Алексеем Васильчуком. На тот момент я занимался управленческим консалтингом: бизнес-процессы, организационные структуры, системы мотивации и т.д.

Алексей заканчивал MBA и находился в поиске модели развития и масштабирования бизнеса Чайхона №1. На этом и сошлись.

Мы начали проект структуризации деятельности ресторанов и Центра Поддержки.

С перерывами лет 10 занимались различными процессами, выстраивали структуры, внедряли регламенты. Благодаря Алексею и его команде я погрузился во все тонкости управления ресторанным бизнесом.

В том числе лет 6 назад участвовал в проекте централизации поставок. Мысль была простая – имея большой внутренний рынок можно выйти на прямую работу с производителями, тем самым оптимизировав цены. И в перспективе создать поставщика для HoReCa.

Плюс за эти годы я поучаствовал в создании нескольких проектов в сфере общественного питания в роли собственника. В общем, взяла меня HoReCa в оборот. Тут и остался. Интересный бизнес, живой.

- Вы работали в разных компаниях и представляли интересы бизнеса с разных сторон - и от имени ресторанных проектов, и с позиции поставщиков. Что им нужно понимать для эффективного, долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества?

Когда я занялся проектом централизации поставок – это было откровение. Вроде бы уже много лет работал в ресторанном бизнесе. Но всегда это были позиции ТОП-менеджера или собственника. Одно дело говорить, что нужно сделать. Другое, ощутить все своими руками.

Тут какое дело. У меня сложилось впечатление, что все как будто специально сделано так, чтобы контролировать закупки, управлять ими было крайне сложно. И тут речь не про Чайхону №1 или какой-то другой проект. Это про рынок в целом. Вся система такая. 21 век на дворе, а мы работаем как будто новые технологии нашего бизнеса не касаются.

Что нужно понимать ресторанам и поставщикам? Что то, как закупки устроены сейчас – невыгодно никому.

С одной стороны, ресторатор никогда не может быть уверенным в оптимальности своих закупок. Теряет деньги.

В Чайхоне №1 были очень хорошие условия для правильной организации закупок. Центральный склад, коммерческий директор, несколько категорийных менеджеров, аналитик, программист, помогающий строить отчеты, финансовые контролеры. И при этом я все равно не мог сказать, что мы делаем этот процесс идеально. А что говорить про других участников рынка, у которых нет таких возможностей.

Для поставщиков все не менее сложно. Если у тебя есть отличный товар по хорошей цене – это вообще не гарантия, что у тебя его купят. Причин тому множество. Сложно продукт довести до внимания ресторатора.

Плюс высокие затраты на администрирование продаж. Из-за устной приемки заказов, сложностей с документооборотом, сложившейся практики продаж ресторанам, приходится держать целый штат менеджеров и бухгалтерии. А если это маленький поставщик, то делать все самому, не имея выходных дней.

Это нужно было менять. Так мне когда-то и пришла в голову идея, которая легла в основу проекта CHUSER.

«У меня сложилось впечатление, что во многих ресторанных проектах все как будто специально сделано так, чтобы контролировать закупки, управлять ими было крайне сложно»

- Какие базовые принципы Вы заложили в идеологию компании CHUSER?

Прежде всего это система. Не отдельные ее части типа электронного документооборота, учета или еще чего-то. А весь процесс.

CHUSER - это своего рода регламент закупок. Как они должны быть организованы.

Это система про то, чтобы ресторан понимал, что закупает оптимально. А хороший поставщик получал шанс постоянно увеличивать свои продажи.

Плюс в CHUSER заложен принцип независимости от поставщика. Если ресторан хочет работать, он сможет это сделать в любом случае. И дело не в том, что какие-то поставщики лучше или хуже. Просто не все готовы к электронному документообороту. Есть малые ИП, есть рынок, есть закупщики. И это надо было учитывать при разработке системы.

- В чем основные преимущества Вашей системы закупок?

Смотря для кого. Для собственника – кардинально лучший контроль и как следствие экономия.

Закупки - очень динамичная среда. Их нужно контролировать каждый день. Но давайте себе ответим откровенно, если Вы собственник бизнеса, давно ли Вы в свою учетную систему заглядывали?

И это проблема. По практике, если что-то проходит мимо внимания собственника, то и остальные сотрудники расслабляются. Делают, как им удобно. CHUSER позволяет упростить контроль как за поставщиками, так и за работой бизнеса изнутри.

При этом CHUSER не только про контроль, но и про упрощение процессов.

Для бухгалтера – возможность избавиться от ручного ввода накладных и контролировать появление ошибок в учете. Освободить время для аналитической работы.

Для закупщика тендеры и автоматический контроль соблюдения поставщиками утвержденных прайсов. Лучший контроль рынка.

Для сетевых проектов – это целая система, позволяющая управлять своими закупками. Им она точно понравится, сети – основные наши клиенты.

Мы работаем с таким проектами, как: Грабли, Burger Heroes, PloveBerry, рестораны Владимира Перельмана, Savva Аркадия Новикова, рестораны Ginza Project, Кулинариум, Жаровня, BEERMAN Дениса Иванова, Ryba International, сеть отелей SK Royal и многие другие.

В целом основное преимущество в комплексности. Каждый участник процесса может работать в этой системе и получать, что ему нужно.

«Закупки - очень динамичная среда. Их нужно контролировать каждый день. Но давайте себе ответим откровенно, если Вы собственник бизнеса, давно ли Вы в свою учетную систему заглядывали?»

-  Как изменился за последние годы подход к автоматизации, организации бизнес-процессов и построению системы закупок ресторанных проектов?

Тут можно говорить не только про закупки. Возьмите любой проект из ресторанного IT. Есть сервисы про персонал, маркетинг, аналитику и т.д. Все они в чем-то помогают ресторатору. Но с каким трудом каждый из них растет.

Сложно меняться собственнику. Часто он не готов погружаться в проблему, принимать участие в запуске. Особенно, когда бизнес растет и показывает прибыль, а внедрение новых сервисов требует усилий.

Но вода камень точит. Уже есть успехи в теме электронного документооборота, системы маркетинга развиваются, прочие сервисы.

Закупки, конечно, тоже актуальны. И пандемия в этом плане играет позитивную роль, как ни странно. Все начали считать деньги, а закупки – основная статья оптимизации затрат.

-  Какие перспективы и пути развития ресторанного бизнеса Вы видите?

Тут очевидно все зависит от пандемии. От тех решений, которые будут приниматься государством. Но и конечно от самих рестораторов.

На мой взгляд, рынок пойдет в рост ближе к концу весны - началу лета. А до этого времени крайне важно начинать и заканчивать день с калькулятором. Контроль финансов сейчас – краеугольный камень выживания бизнеса.

По возможности вкладываться в маркетинг. Ну и конечно пробовать разные форматы работы с Гостями вне стен заведений.

Ряд проектов в период пандемии получил хороший опыт работы с ритейлом. Начали перерабатывать меню под доставку. Искать малые и мобильные форматы продаж. В целом рестораторы сами понимают, как могут подстроить свой бизнес под новые реалии.

Выделю важное направление, которое пандемия обозначило особенно остро. Сообществу рестораторов необходимо объединяться. Как в отстаивании своих интересов перед государством. Так и искать формы поддержки друг друга. Например, как мне кажется, скоро возникнут закупочные сообщества. Мы эту тему прорабатываем. Пользуясь случаем, если кому-то из читателей интересно поучаствовать в подобных сообществах, свяжитесь со мной.

«Мы видим успехи во внедрении электронного документооборота, системы маркетинга, оптимизации и автоматизации закупок. И пандемия в этом плане играет позитивную роль, как ни странно. Все начали считать деньги, а закупки – основная статья оптимизации затрат»

-  Какие планы развитая у системы закупок CHUSER?

В ноябре 2020 года мы запустили новые сервисы: он-лайн биржу, индекс CHUSER и систему оптимальных заказов. В ближайшее время планируем их развивать и расширять.

Индекс – это рассылка актуальных цен на рынке, мы ее будем делать еженедельно на бесплатной основе. Сейчас ресторатору крайне сложно понять, насколько хороша или плоха цена, которую дает его поставщик. Особенно с учетом, что цены постоянно меняются. Индекс решит эту проблему.

На он-лайн бирже ресторан может зайти, посмотреть, какие есть предложения.  Отправить запрос на нужные товары. Автоматически сравнить цены со своей закупкой. Получить индивидуальные прайс-листы от поставщиков и выбрать оптимальные варианты. И все это без мучений с Excel.

А дальше идет система оптимальных заказов. По-сути, это некий формат ежедневных торгов, где ресторан закупает товары у утвержденных им поставщиков по минимальной цене.

Стратегия СHUSER 2021 - сделать так, чтобы малый бизнес получил возможности сетевых проектов по управлению и контролю закупок, не имея при этом выделенного менеджера в штате.

А для сетей существенно сократить трудозатраты на управление процессом, получить комплексную автоматизацию процесса. Продолжим развитие системы в этом направлении.

- Что Вы можете пожелать рестораторам и поставщикам в это сложное время?

Сохранять позитив. С такими вызовами, как в этом году, мы еще не сталкивались. При этом важно помнить, рынок никуда не делся. Он просто заболел. Кто додержится до роста, тот и выиграет гонку.