ТИПОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ В ЗАКУПКАХ

ТИПОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ В ЗАКУПКАХ

Где рестораторы теряют деньги и как этого избежать с помощью современных технологий

От 20 до 40% оборота любого предприятия общественного питания тратится на закупки.

«Больные места» этого процесса известны всем: завышенные цены, нарушения согласованных прайс-листов, сложности сравнения различных предложений, несвоевременное выявление отклонений, запаздывание и ошибки учета.

В мирной жизни мы привыкли к мысли, что в закупках есть проблемы. Однако, многие до поры до времени закрывали на них глаза. Особенно, когда бизнес растет и показывает прибыль, а решение острых вопросов требует решимости и определенных усилий.

Но что делать сейчас, в период пандемии, когда каждая копейка на счету?

ЧТО НЕ ТАК С ЗАКУПКАМИ?

На данный момент существуют 2 основных модели организации закупок в общественном питании:

Большая часть проектов на рынке HoReCa в закупках плывет по течению. Регулярного контроля нет, а рынок постоянно меняется. В результате теряются деньги.

Ведущие проекты стараются управлять своими закупками. Хорошая организация процесса позволяет добиваться значительной экономии. При этом на практике даже у лидеров рынка есть проблемы и потери.

И дело здесь не в том, что сотрудники плохо стараются или действуют из коррупционных мыслей (хотя и это часто бывает).

Весь процесс закупки, начиная от выбора поставщика и заканчивая контролем и анализом, реализован на рынке таким образом, что его сложно контролировать. Так исторически сложилось.

Тут-то и помогают системы автоматизации. Они нацелены на решение проблем, которые присущи практически любому предприятию общественного питания.

В России инновации по традиции приживаются позже западных стран, где уже создана целая плеяда проектов, занимающихся автоматизацией закупок, и накоплена статистика по результатам внедрений. За счет автоматизации процесса достигается значительная экономия.

За 4 года работы CHUSER мы провели автоматизацию закупок в сотнях ресторанов, кафе, баров, столовых и прочих предприятиях общественного питания.

Среди наших клиентов: Грабли, Burger Heroes, PloveBerry, рестораны Владимира Перельмана, Ginza Project, Savva Аркадия Новикова, Кулинариум, Жаровня, BEERMAN Дениса Иванова, Ryba International, сеть отелей SK Royal и многие другие.

Опыт ведущих проектов рынка HoReCa доступен и Вам. Не важно, единичный проект, или сеть - автоматизация даст Вам недостижимые ранее результаты.

ЧЕМ ПОМОГАЕТ АВТОМАТИЗАЦИЯ?

Разберем процесс закупок по этапам. Автоматизация дает преимущества на каждом из них.

1. ВЫБОР ПОСТАВЩИКА

Процесс «как есть»

Сравнение и фиксация цен с поставщиками – обязательная практика для обеспечения оптимальности закупочных цен.

При этом цены меняются часто. Сравнивать предложения тяжело, т.к.у каждого поставщика один и тот же товар называется по-разному. Прайс-листы поступают в разных форматах. Из-за сложностей процесса регулярные тендеры проводятся далеко не всеми или не с требуемой регулярностью.

Результаты автоматизации

Забудьте про утомительное сведение различных предложений в Excel. Прайс-листы поддерживаются в актуальном состоянии в онлайн режиме. Система работает даже если поставщик к ней не подключен.

Вы можете автоматически сравнить их со своей закупкой и утвердить оптимальные варианты. После поставки система сама скажет, если поставщик нарушил согласованные условия.

Пример тендерной таблицы в системе CHUSER

2. ЗАКАЗ ПРОДУКЦИИ

Процесс «как есть»

Заказы размещаются различными способами (телефон, почта, мессенджеры). Если что-то пошло не так, крайне сложно понять, на каком этапе случился сбой.

Типовые проблемы сложившейся практики заказов - «Стоп-листы» из-за недовоза и финансовые потери при заказе «не у того» поставщика.

Результаты автоматизации

С помощью систем автоматизации Вы можете отправлять заказы любому поставщику и контролировать их исполнение через единый интерфейс.

Система автоматически выбирает оптимального поставщика среди утвержденных вариантов. Вы увидите, когда поставщик взял заказ в работу, передал в комплектацию или отправил на доставку. Если какой-то продукции не окажется на складе, Вы узнаете об этом своевременно (а не в момент приемки поставки) и сможете дозаказать товар в другом месте.

Пример интерфейса системы оптимальных заказов CHUSER

3. ПРИЕМКА И УЧЕТА

Процесс «как есть»

Учет ресторанного бизнеса сам по себе проблема для контроля закупок.

Отметим несколько основных причин:

• Запаздывание учета. Часто накладные вносятся через несколько дней и даже недель после поставки. В этом случае говорить о хорошем контроле закупок невозможно.
• Использование позиций в ассортименте. Типичные примеры – перец болгарский, специи в ассортименте, зелень. Кто-то идет дальше и приходует на 1 артикул лосось с/м и лосось охл., различные виды томатов и т.д. Подобный учет делает невозможным качественный контроль цен данных товаров.
• Ошибки учета. Накладные до сих пор многими вносятся вручную. При этом избежать человеческого фактора невозможно. В результате очень много времени тратится на разбор инвентаризаций и коррекцию неверных приходов. И не всегда ошибки находятся, что ведет к несправедливым удержаниями с сотрудников кухни и бара.

Результаты автоматизации

Накладные поступают в систему контроля в день поставки. Это позволяет избегать финансовых потерь за счет своевременного выявления несогласованных изменений цен.

Кардинально снижается количество ошибок и трудозатраты бухгалтера-калькулятор. Облегчаются сверки с поставщиками.

Пример интерфейса приемки бумажной версии накладной в CHUSER

Сделайте фото или скан пришедшей накладной. Вы сможете легко загрузить ее в свою учетную систему (с учетом коррекций при приемке поставки).

4. КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ

Процесс «как есть»

Закупки требуют ежедневного контроля. Но давно ли Вы заходили в свою учетную систему, если Вы не бухгалтер-калькулятор?

На этой стадии всплывают все накопленные ранее проблемы:

• Прайс-листы не заведены в систему учета. В результате отклонения от утвержденных условий пропускаются. А поставщики часто этим грешат.
• Сотрудники ресторана по разным причинам закупают у дорогих поставщиков, хотя были другие варианты с лучшей ценой. Устные заказы не позволяют проконтролировать этот процесс.
• Несвоевременное внесение накладных, искажение данных из-за учетной политики и допущенных ошибок затрудняет анализ.
• Контроль цен осуществляется бухгалтером-калькулятором. В идеале в ежедневном режиме, но часто ограничивается еженедельным или ежемесячным контуром. Собственники и управленцы в это погружаются редко.
• В случае резкого повышения цен на закупаемые товары страдает прибыль, т.к.мы несвоевременно реагируем на изменения и не транслируем их на работу с меню.

Все это ведет к ежедневным финансовым потерям.

Результаты автоматизации

Все изменения цен и ошибки учета выявляются автоматически. Вы можете настроить рассылки требуемым сотрудникам. Система сама скажет, если что-то пошло не так.

В некоторых системах доступно сравнение закупочных цен с рынком, что позволяет существенно сократить затраты за счет лучшего контроля доступных предложений.

По практике автоматизация закупок и их контроля позволяет экономить не менее 10% от текущих затрат.

Пример отчета сравнения цен с рынком CHUSER

ИТОГО

Закупки - основная статья затрат любого предприятия общественного питания.

Оптимальность этого процесса – краеугольный камень, влияющий на результаты бизнеса в целом. Особенно актуальным это стало сейчас, в период падения выручки из-за пандемии коронавируса.

На рынке РФ создано уже несколько проектов, позволяющих улучшить контроль закупок, сократить затраты и упростить рутинные процессы для сотрудников.

Важнейшим фактором достижения целей внедрения систем автоматизации является то, как сотрудники компании используют имеющийся функционал.

Помните! Только от Вас зависит, каких результатов Вы сможете добиться!

С уважением, Шкарин Иван
Основатель системы закупок CHUSER
http://control.chuser.ru/